Padronizar para crescer

Escrito por Pellegrino - Edição 186

A padronização dos processos internos é fundamental para a sustentabilidade do negócio, garantindo a redução de erros, a satisfação do cliente, o aumento da eficiência e, claro, mais lucratividade

Por Thalita Battistin

Padronizar os processos operacionais é o objetivo de muitos empresários. Essa prática reduz erros, aumenta a eficiência, melhora o desempenho dos colaboradores e, consequentemente, impulsiona tanto a lucratividade quanto a satisfação dos clientes. Mas como tornar essa transformação uma realidade? Para começar, é importante entender que a padronização estabelece procedimentos e normas consistentes para a execução de tarefas e atividades, garantindo que as operações sejam realizadas de forma eficiente, previsível e uniforme, independentemente de quem as realiza ou quando. “Ao padronizar processos, conseguimos otimizar recursos, reduzir erros individuais e coletivos, aumentar a eficiência, minimizar o retrabalho e detectar falhas com mais facilidade, pois os desvios são rapidamente identificados. Isso traz ganhos no curto e médio prazo, além de agregar competitividade com a melhoria da qualidade e da entrega”, explica Davi Jerônimo, consultor de negócios do Sebrae-SP.

Jerônimo ressalta ainda que padronizar rotinas e estabelecer processos gera previsibilidade para erros e permite correções rápidas, especialmente com o uso da metodologia PDCA (Plan, Do, Check, Act, ou Planejar, Executar, Verificar e Agir). Esse método sistemático ajuda as empresas a identificar problemas, implementar soluções, monitorar resultados e ajustar continuamente as operações para garantir melhorias. Contudo, a padronização apresenta desafios, sendo a cultura organizacional um dos principais obstáculos. Engajar a equipe nessa transformação pode ser complexo, e o investimento inicial em tempo, treinamento e infraestrutura também pode representar uma barreira, sobretudo para pequenas empresas com recursos limitados. “Alguns processos exigem a implementação de novos sistemas, softwares e bancos de dados. Portanto, é essencial realizar um planejamento cuidadoso antes de iniciar a implantação”, comenta Jerônimo.

Para promover uma mudança cultural, a liderança exerce um papel essencial na redução da resistência dos colaboradores. “Os líderes devem servir de exemplo.

Quando aderem aos processos padronizados, eles incentivam os demais a seguirem as práticas estabelecidas. Além disso, cabe a eles fornecer os recursos necessários, monitorar o andamento e acompanhar cada etapa, oferecendo feedbacks e promovendo ajustes quando necessário”, destaca o consultor Davi Jerônimo.

Em empresas antigas, a cultura organizacional já está consolidada, o que facilita a implantação de mudanças. Já em empresas novas, depende muito da prioridade que o empresário dá à padronização, aplicando essa cultura aos novos colaboradores.

Vantagem competitiva

Empresas maiores geralmente têm mais recursos para investir em ferramentas de melhoria de processos; porém, as menores podem optar por soluções mais simples e econômicas. No setor de autopeças, por exemplo, no qual a competição é acirrada, a gestão eficiente de processos é um diferencial estratégico. “Um varejo de autopeças precisa de eficiência e qualidade na entrega. Padronizar áreas como logística e suprimentos é essencial. Ferramentas como geolocalização em veículos ajudam a economizar e agilizar rotas, enquanto a inteligência de customer relationship management (CRM) reduz custos, automatiza o estoque e acelera a seleção, a etiquetagem e o envio dos produtos. A automação dos canais de atendimento, como chatbots e redes sociais, também garante uma jornada limpa e padronizada ao cliente, melhorando sua percepção de valor”, aponta Jerônimo.

Identificar o momento certo para iniciar a padronização dos processos internos é igualmente importante. Em períodos de crescimento acelerado, é crucial garantir que todos os colaboradores sigam os mesmos procedimentos para manter a qualidade e a eficiência do início ao fim do processo. “A gestão da qualidade é vital para a empresa. Sem padronização, não é possível assegurar consistência. Além de reduzir custos e eliminar desperdícios, a padronização também prepara a empresa para futuras necessidades de certificação, conformidade e regulamentação”, explica o consultor.

Se o empresário postergar a padronização dos processos, a empresa pode enfrentar alguns riscos, como a variação na qualidade dos serviços, o que afeta a satisfação dos clientes e a reputação da marca; o desperdício de recursos e tempo, prejudicando a produtividade; a falta de conformidade com leis e regulamentos, resultando em multas; a comunicação ineficiente entre departamentos, gerando erros e mal-entendidos; e a dificuldade em promover a melhoria contínua, haja vista que, sem uma base padronizada, é mais difícil identificar áreas de aprimoramento e implementar mudanças eficazes, o que pode comprometer a inovação e o crescimento.

Além disso, é fundamental evitar alguns erros ao implementar a padronização. Uma comunicação deficiente por parte dos líderes sobre o propósito e os benefícios da padronização pode gerar resistência e baixa adesão dos colaboradores. É essencial explicar como as mudanças melhorarão o trabalho e beneficiarão a todos. “Os líderes devem se engajar nessa causa, incentivando e envolvendo seu time, mas a padronização de processos não deve ser rígida a ponto de impedir a inovação e a flexibilidade. É importante deixar espaço para ajustes, melhorias contínuas e feedbacks constantes”, finaliza Jerônimo.

Box:

A TECNOLOGIA PODE AJUDAR NA PADRONIZAÇÃO. VEJA COMO:

• Automatização de processos: softwares de automação podem executar tarefas repetitivas de forma rápida e precisa, liberando os funcionários para atividades mais estratégicas.

• Robôs: a robótica pode ser utilizada para tarefas físicas e repetitivas, aumentando a eficiência e reduzindo erros humanos.

• Roteirização e geolocalização: ferramentas de roteirização e geolocalização ajudam a otimizar rotas de entrega e logística, economizando tempo e custos.

• Sistemas de RFID: a tecnologia RFID (identificação por radiofrequência) melhora o rastreamento de inventário e ativos, aumentando a eficiência.

• Ferramentas ágeis: metodologias ágeis e ferramentas, como Scrum e Kanban, ajudam a gerenciar projetos de forma mais eficiente, adaptando-se rapidamente às mudanças.

• Inteligência artificial (IA): a IA pode analisar grandes volumes de dados para identificar padrões e prever tendências, auxiliando na tomada de decisão.