Em busca da missão cumprida

Escrito por Pellegrino -

A satisfação profissional está diretamente ligada à habilidade de ser eficiente. Um ambiente em que impera a sobrecarga de trabalho, a ausência de planejamento e a pressão de demandas urgentes drena a energia da equipe e dá aquela sensação de ter trabalhado muito e rendido pouco.

Por Tatiana de Almeida Prado

Quando falamos em um ambiente de trabalho desorganizado, a primeira imagem que vem à mente são pilhas de papéis espalhadas pelas mesas, equipamentos eletrônicos com fios emaranhados ou estoques sem sistema de organização. Sem dúvida, a bagunça física compromete a produtividade do negócio, causando perda de tempo e aumento no nível de estresse dos colaboradores. Existe, porém, outro tipo de bagunça nas organizações, invisível aos olhos, mas que impacta inevitavelmente funcionários, clientes e a própria empresa.

A ausência de um gerenciamento eficiente de projetos e de tempo é responsável pela desordem silenciosa, que vai, aos poucos, minando a energia da equipe e do negócio. “No longo prazo, essa desorganização afeta a produtividade e a capacidade da empresa de inovar, já que o foco é constantemente desviado para apagar incêndios em vez de pensar de forma estratégica”, explica Virgilio Marques dos Santos, gestor de carreiras e sócio-fundador da FM2S Educação e Consultoria.

Aquela sensação frustrante de que o trabalho nunca tem fim é fruto dessa falta de organização. Embora a busca por resultados seja sempre o objetivo principal de qualquer negócio, definir metas realistas e prazos tangíveis não significa limitar o potencial ou ter uma visão tímida sobre o negócio, mas sim adotar uma abordagem certeira e sustentável. “Quando os objetivos são irreais, os funcionários rapidamente se desmotivam, pois sentem que, não importa o quanto se esforcem, nunca conseguirão alcançar o esperado”, diz o gestor. Frustrações constantes geram ansiedade, reduzem o engajamento e podem culminar em um quadro de burnout, a síndrome do esgotamento profissional.

Empresas que investem no planejamento de projetos e de processos conseguem obter ganhos de produtividade e de eficiência. Isso porque o trabalho flui de maneira mais natural, com menos interrupções e retrabalhos, refletindo diretamente na redução de custos operacionais. “Além disso, os colaboradores atuam de forma mais engajada e motivada. Essa forma consciente de trabalhar gera resultados consistentes e impulsiona a inovação, já que a equipe pode se concentrar em atividades estratégicas em vez de lidar com o caos diário”, afirma Virgilio.

De olho nos clientes

Engana-se quem pensa que isso é apenas um problema interno. A falta de organização operacional resvala até nos clientes, seja por meio do atendimento, seja por meio da qualidade do serviço ou do tempo de resposta. “O consumidor pode não identificar exatamente qual é o problema, mas percebe que tem algo errado ali”, acredita Virgilio. O fato é que uma empresa desorganizada tem dificuldade em manter um padrão de qualidade consistente. “Essa percepção pode rapidamente abalar a confiança do cliente, que optará por fornecedores mais profissionais. Por isso, a organização e o planejamento, além de trazerem inúmeros benefícios internos, são também fundamentais para a imagem e a reputação da empresa no mercado”, avalia o gestor.

É verdade que empresas pequenas e familiares podem enfrentar desafios específicos relacionados à organização, como a falta de recursos dedicados exclusivamente à gestão de processos ou a presença de uma estrutura hierárquica mais informal. No entanto, isso não significa que a desorganização seja uma característica intrínseca a esses negócios. “O tamanho da empresa não é fator determinante para a organização do ambiente de trabalho. O ideal é ter processos bem-definidos, uma comunicação clara e ferramentas adequadas para monitorar e ajustar o que não está funcionando”, esclarece Virgilio. Pequenas empresas podem, inclusive, ter a vantagem da agilidade e da flexibilidade para implementar mudanças e melhorias. O importante é entender as características e necessidades do negócio e trabalhar continuamente para otimizar a gestão.

Fragmente já

Fragmentar as atividades pode ser uma estratégia eficaz para melhorar o desempenho da equipe. Ao dividir tarefas e processos complexos em etapas menores e mais manejáveis, os gestores e os funcionários conseguem lidar com as demandas de forma mais estruturada. “Essa é uma técnica eficaz para lidar com a sobrecarga, permitindo que o colaborador tenha uma visão clara do progresso e celebre pequenas conquistas, deixando-o mais motivado. Acaba sendo mais estimulante do que olhar para um todo muito grande e não conseguir sair do lugar”, esclarece Virgilio.

Com toda a sua experiência, o fundador da FM2S compartilha algumas dicas de ferramentas administrativas que podem ajudar a melhorar a gestão do tempo e das tarefas:

• Kanban: metodologia visual que organiza tarefas em quadros. Cada tarefa é representada por um cartão que passa por diferentes fases (exemplo: “a fazer”, “em andamento” e “concluído”);
• OKRs (Objectives and Key Results): metodologia de gestão que ajuda a empresa a definir e medir metas de forma clara e alinhada com os objetivos estratégicos;
• Matriz de Eisenhower: técnica de priorização de tarefas baseada nos critérios “urgência” e “importância”;
• Timeboxing: técnica de gestão do tempo que aloca um período específico (ou “bloco de tempo”) para trabalhar em uma tarefa, sem distrações;
• SCRUM: metodologia ágil, frequentemente associada a equipes de desenvolvimento de software, que pode ser adaptada a outros contextos. Utiliza ciclos curtos de trabalho, chamados de sprints, para dividir grandes projetos em entregas menores e incrementais.

De acordo com Virgilio, é possível usar mais de uma estratégia ao mesmo tempo ou alinhar a que mais se encaixa com as necessidades da sua empresa, do seu time ou dos seus objetivos específicos. “A chave está em experimentar diferentes abordagens e ajustar conforme a realidade e a cultura de cada ambiente de trabalho”, orienta.

Existem ainda outras ferramentas virtuais que ajudam a organizar processos, melhorar a comunicação interna e garantir o monitoramento contínuo das metas, contribuindo para maior produtividade e alinhamento da equipe. Entre elas, destacam-se o Trello e o Asana, que permitem criar quadros e listas de tarefas, acompanhar o progresso das atividades e definir prazos. Para uma comunicação mais fluida entre equipes, o Slack facilita o envio de mensagens, a criação de canais específicos e a integração com outras plataformas. O Microsoft Teams também é sempre uma opção, pois, além de oferecer recursos de comunicação, permite agendar reuniões e compartilhar documentos. Já o Monday.com é uma ferramenta versátil que combina a gestão de tarefas com relatórios de desempenho, possibilitando o acompanhamento de metas de maneira visual e prática.